Organización y Empresa

Algunas generalidades conceptuales acerca de la organización

A continuación exponemos en una síntesis ordenada según nuestro programa de estudios de la asignatura, a fin de ser utilizado como texto de fijación conceptual para lecciones orales o escritas y/o para repasar para los exámenes, como aporte para nuestros compañeros del curso de Administración de Empresas.

Podríamos decir que organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro un contexto de control, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes que denominamos objetivos organizacionales o metas.

Charles Babbage fue un generalizador de principios organizativos.
•  La escuela de relaciones humanas: El factor humano es el punto esencial de la organización.
La capacidad de exhibir cualidades de imaginación, de inventiva y creatividad en la solución de los problemas de la organización está extendida en la gente y no es escasa.
•  La escuela sistémica: considera a la organización segregada en dos grandes grupos:
Simples: se llaman también sistemas cerrados. Esta teoría dice que la decisión que se tome dentro de la organización no produce impacto en el entorno y a su vez que el entorno no influye dentro de la organización. No es cierta.
Complejas: se llaman también sistemas abiertos. Esta teoría dice que la decisión que se tome dentro de la organización produce impacto en el entorno y a su vez que el entorno influye dentro de la organización. Es cierta, es la mas real.

Partes de la Organización
Tendencias de la Organización
Ápice Estratégico: máximo nivel de conducción de la organización, directorio, etc. Centralizar.
Línea Media o Management: Staff gerencial ( internacionales, privadas). Balcanizar.
Núcleo Operativo: Antes, rango de operarios sin necesidad de estudios primarios o secundarios, en las privadas se formaban en la empresa al incorporar tecnología se capacitaban. Hoy, está altamente profesionalizado. Profesionalizarse.
Tecnoestructura: abocada a la estandarización y las normas de procedimientos, por ejemplo: son los que arman los circuitos administrativos-contables. Estandarizar, crear patrones.
Staff de apoyo: esta abocada exclusivamente a asesorar, no está en la línea jerárquica de la organización formal sino que están asesorando por ejemplo: un gabinete, pero no tiene decisión sino que llevan sus carpetas. Colaborar.

Cultura Organizacional: es un conjunto de normas de valor que se dan en la organización. Se dan formal o informalmente.

Al trabajar bien en las organizaciones se avanza y todo va bien.
La cultura da identidad a la organización.
Las características de la cultura son las siguientes:

•  Es un atributo que le da identidad a la organización.
•  Puede estar o no formalizada.
•  Debe estar aceptada y ser aplicada por todos sus integrantes, mientras que pertenezcan a estas.
•  Se realimentan a través de los propios criterios, no obstante es dinámica y cambiante.
•  Puede ser de perfil propio o por imitación de organizaciones exitosas.
•  Tiene interacción directa y recíproca con el contexto.

En la década del 80`se produce un boom (moda) de la cultura empresarial, de la cultura organizacional y la cultura institucional o corporativa.

Organización Real = Organización Formal + Organización Informal.

Organización Formal: Es aquella que cuenta con pautas, tales como: sus objetivos, su política, su estructura, sus directivos, sus líneas de autoridad y dependencia.

El tipo de organización es deliberadamente impersonal: la estructura está antes que los hombres.

Las relaciones son ideales, y los individuos cumplen sus funciones en post de los objetivos de la organización sin demostrar nada, asépticamente.

La organización, responde al principio de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Desde luego que para que una organización formal no tuviese conflictos tendría que estar constituida por robots y no por seres humanos.

Por ello, podemos concluir en que la organización formal no existe salvo en los papeles; es algo así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

Organigrama: Representan gráficamente las estructuras organizacionales.

Constituye un modelo analógico bidimensional de la estructura organizacional. Su utilidad principal radica en que permite visualizar y apreciar fácilmente su configuración.

Proporciona una fiel representación de la división del trabajo, la visualización rápida de los siguientes aspectos:

•  Las posiciones dentro de la organización.
•  Como se agrupan las unidades.
•  Como influye entre ellas la autoridad.

Organización Informal: Es aquella que está formada por una cantidad de grupos pequeños, integrados a su vez, por dos o más personas entre las que se experimenta una interacción, un cierto interés común que hacen que los integrantes compongan una entidad, reconocida por ellos y/o terceros. Las relaciones interpersonales que afectan las decisiones de la organización opera en forma conjunta con la formal.

Principio de delegación: es la esencia misma de la estructura organizacional, ya que el principal propósito es facilitar el trabajo.

Departamentalización: Establece la estructuración horizontal de la organización, en la medida que se especifica la división de las tareas entre los distintos sectores que las componen.
Descentralización: (delegar decisiones) determina la estructuración vertical de la organización.

Comunicación: La comunicación es el medio que viabiliza el ejercicio de la influencia en las organizaciones.

Planificación: Es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro específico que los gerentes quieren para sus organizaciones.

Modelo ideal burocrático

• I. Máxima división del trabajo
Para lograr los objetivos planificados, las organizaciones administrativas tienen que descomponer el total del trabajo en operaciones elementales.

• II. Jerarquía autoridad:
Todo los empleadores o supervisores deben tener un control de su superior.

• III. Calificación técnica y seguridad en el trabajo
Toda persona que pertenece a una organización debe tener una calificación técnica y tiene que estar protegido contra despidos que no son justificados y para el individuo. El trabajo en las organizaciones administrativas debe ser para el trabajador un lugar donde se desarrollen o se capaciten, asciendan por meritos propios, y por su antigüedad.

Este sistema que tienen todas las organizaciones sirven para afianzar el buen trato, respeto, lealtad, lo que dará a la organización un gran beneficio.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio.

Nicolás Maquiavelo (1525)

1. Una organización es más estable si sus miembros tienen el derecho de manifestar sus diferencias y resolver sus conflictos dentro de ella.
2. Si bien una persona puede iniciar una organización, "ésta será duradera cuando se deja en manos de muchos y cuando muchos desean conservarla."

La teoría clásica de la organización surgió de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.

Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. Según H. Fayol, la disciplina es resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos (como las disposiciones para recompensar resultados extraordinarios) y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.
Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. Por ejemplo, el departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de contratación.

El sociólogo alemán Max Weber (1864 – 1920), pensando que toda organización dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente. Weber también pensaba que la competencia técnica tenía gran importancia y que la evaluación de los resultados debería estar totalmente fundamentada en los méritos.

Según Barnard, las personas se reúnen en organizaciones formales para alcanzar fines que no pueden lograr trabajando solas. Sin embargo, mientras persiguen las metas de la organización, también deben satisfacer sus necesidades individuales. Así, Barnard llegó a su tesis principal: una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente y las necesidades de los individuos que trabajan en ella.

Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas, fundamentalmente la sistematización electrónica de datos, han causado un verdadero impacto en el desarrollo de las estructuras organizativas (tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambiente externo).

Planificación
Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento.

Estructura organizativa

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal.

La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría ("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la "cadena de mando".

Propósitos de la organización

* Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
* Eliminar duplicidad de trabajo.
* Establecer canales de comunicación.
* Representar la estructura oficial de la empresa

Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.

Factores internos:
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.

Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).

Factores externos:

La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.

Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de sus miembros de la organización.

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas de una organización han ocasionado daños muy severos.

" Sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo"

La organización como sistema:

Una organización es un sistema social técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

Subsistema Administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

Ciclos de eventos : En una organización este ciclo de eventos se cumple en cada uno de sus departamentos.
Entropía negativa : Se entiende por entropía al proceso natural de desorganización.

Sistemas Administrativos:

El éxito de una organización depende de una administración eficaz. A medida que una organización crece, se requiere que se le proporcione a su administración teóricas y conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propia que surgen de ese desarrollo.

Fijación de los conceptos enunciados:

La organización nació de la necesidad humana de cooperar entre si para lograr sus fines personales que por sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales individualmente no podían alcanzar. Y para que exista una organización es necesario que cumpla con un grado de coordinación, y por ende la conciencia del objetivo que se desea alcanzar.

Coordinación de recursos
La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos.

Clientes
Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de los clientes, es el quien absorbe el producto. Los clientes obviamente representan una incertidumbre potencial para las organizaciones. Los gustos del consumidor pueden cambiar. Estos pueden quedar insatisfechos con el producto o servicio de la organización.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente.

ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.

COMUNICACIÓN CRUZADA: Comunicación horizontal y vertical que se da en la organización entre departamentos del mismo nivel y entre departamentos que tienen relación para llevar acabo las actividades de la empresa en corma coordinada.

MICRO AMBIENTE: Son los factores externos que influyen en las organizaciones, particularmente aquellos que están relacionados de manera especifica con los procesos de transformación de la organización. Tiene impacto directo en la cultura, estructura, tecnología, relaciones humanas tanto formales como informales, clima organizacional, programas y procesos.

Empresa

Sistemas administrativos:

Los aportes clásicos tradicionales de H. Fayol y W. F. Taylor:
Taylor prioriza el funcionamiento técnico de la empresa y Fayol el administrativo .

El sistema de administración en las empresas:

Sistema de administración (el ABC del proceso administrativo):
Estratégica: alcanzar las metas a través de caminos únicos e irrepetibles.
Táctica: consiste en poner en práctica a la estrategia. Por ejemplo: disponer un ejército en una batalla es táctica, decidir la batalla es estrategia.

Este ABC de la administración se cumple en las empresas a través de los distintos procesos que se dan en las mismas.

Debemos considerar a la empresa como una organización compleja o sea un sistema abierto, en el cual se produce la influencia del entorno dentro de la organización y también decisiones internas de la organización impactan en el entorno.

Circuito administrativo: Son procedimientos y planificaciones pautadas en tiempo de tareas y situaciones que se producen dentro de una empresa.

Manual: Tiene por objetivo instrumentar por escrito la estructura organizativa de la empresa.

El departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de contratación.

Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera.
Barnard llegó a su tesis principal: una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente y las necesidades de los individuos que trabajan en ella. Así, Barnard estaba estableciendo el principio de que la gente puede trabajar con relaciones estables y benéficas, para las dos partes, con el tiempo.

La organización es una empresa en la que cooperan individuos que trabajan reunidos en forma de grupos.

El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas.

Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas causan impactos en la estructura organizacional.

* La internacionalización del mundo de los negocios, denominada globalización, es el factor más importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la comunicación, del computador y el transporte, las empresas están internacionalizando sus actividades y operaciones.

Las empresas deben enfrentar todos estos desafíos, presiones y amenazas (en el futuro serán muchos más) que recaen sobre ellas, y la única arma con que cuentan será sólo los administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cómo adecuar y adaptar las principales variables empresariales entre sí (tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambiente externo).

Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

La planificación es fundamental, ya que esta:

•  Permite que la empresa este orientada al futuro.
•  Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. Los propósitos son:
1.  Disminuir el riesgo del fracaso.
2.  Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3.  Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro.

El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para corto plazo, como largo.

Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Subsistemas que forman la empresa:

a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

b) Subsistema Técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

c) Subsistema Administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

Una Empresa es una Organización creada por el hombre para introducir bienes y servicios, destinados a satisfacer a la colectividad. La empresa como Organización toma del medio ambiente los recursos que requiere, financieros, técnicos, materiales y humanos; los combina mediante procesos específicos de cada Organización y los regresa al medio mediante bienes y servicios producidos, que deberán ser aceptados por el medio ambiente, si este los rechazara: La Organización de inmediato deberá cambiar sus procesos y producir otros bienes y servicios que sean aceptados por el medio ambiente, si no lo hace la organización se convierte en un sistema cerrado. Para evitar su entropía o desgaste tiene que estar informada de los cambios que ocurren en el medio ambiente y realizar los ajustes que sean necesarios para adecuarse a él.

Habilidad de diseño : Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie.

Tecnología : Con la llegada de la tecnología de la información puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a acondicionar su funcionamiento.

Las empresas exitosas son aquellas que logran adaptarse de manera adecuada a las demandas ambientales.

Administración de la estrategia : La estrategia representa"aquello que "la empresa desea realizar, cual es el negocio que pretende llevar a cabo, cual es el rumbo que va a seguir. El núcleo de la administración estratégica es la preparación para el mañana: busca orientar a la empresa frente al futuro no para anticipar todos los acontecimientos, si no para que la empresa pueda dirigirse hacia sus objetivos consientes sistemáticamente basados en análisis reales y metódicos de sus propias condiciones y posibilidades, y del contexto ambiental donde opera. En otros términos, el futuro de la empresa no puede ser previsto, si no que debe ser creado.

Las empresas no podrían actuar sin las funciones que desempeñan las oficinas. Todas las tareas de planificación y control se realizan en ellas. La oficina viene a ser el cerebro de la empresa.

Empleados : Son las personas que laboran en una organización, se les paga un sueldo, pueden ser sindicalizados o de confianza. Se les otorgan prestaciones dependiendo de la capacidad y estructura de la organización. La empresa les debe proporcionar un ambiente de trabajo seguro, donde puedan desarrollar sus habilidades al máximo, y pagar salarios adecuados.

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