Administración

Administración: es el proceso de diseñar un ambiente con el objetivo de lograr, en forma eficiente, las metas seleccionadas, lo que implica que de alguna manera se utilizan todos los recursos disponibles para el logro de los objetivos de la organización. La administración como práctica, es un arte; el conocimiento organizado en que se sustenta la práctica se puede denominar ciencia.

La productividad no sólo se mide desde el punto de vista monetario, también se mide a través de los clientes (servicio), en los propietarios (rentabilidad), en la comunidad (imagen), en los Organismos (reglas), etc.

La administración se evalúa desde el punto de vista de su consideración de las siguientes formas:
Como un arte: Para administrar se necesita experiencia. Y administrar bien es un arte.
Como una ciencia: El análisis se basa en la utilización de modelos (una simplificación de la realidad).
Como una técnica: Se basan en principios y normas.

Funciones de la administración:

* PLANIFICACION: qué es lo que voy a hacer, cuándo y cómo. Incluye la selección: misión, objetivos, decisiones y acciones.
* ORGANIZACIÓN: estructurar los papeles que cumplen las personas.
* DIRECCION: influir y guiar a esas personas para lograr las metas.
* INTEGRACION DEL PERSONAL: reclutamiento, pago, grupos de trabajo. Llenar y mantener los puestos en la Organización.
* CONTROL: medir y corregir los hechos, antes, durante y después, para que se adecuen a los planes. Comparar con estándares.

COORDINACIÓN

Las funciones administrativas en los diferentes niveles:

Habilidades administrativas

•  TECNICAS: conocimiento y manejo de ciertas herramientas o procedimientos.
•  HUMANAS: relacionarse y trabajar con personas.
•  CONCEPTUALES: tener una visión global y poder identificar qué es lo realmente importante
•  DE DISEÑO: saber solucionar problemas

	Conceptuales y de diseño
	Humanas
	Técnicas

Objetivos de la administración

1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia de la administración:

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas , mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas. La administración es un órgano social indispensable.
Dentro de la administración encontramos:

•  Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
•  Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.
•  Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
•  Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Características de la administración:

2 . Especifica: Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos, el fenómeno administrativo es específico. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica.

3. Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único. En todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado los elementos administrativos. Es por eso que nunca se deja de mandar, controlar, organizar, etc.

4. Unidad jerárquica: Todos cuando tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. De está forma la empresa forma un solo cuerpo administrativo; desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

5. Valor instrumental: La administración es un medio para alcanzar un fin. Se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

6. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.

7. Interdisciplinaria: La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, economía, psicología, derecho, etc.

8. Flexible: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Administración origen y desarrollo:

Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en
organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos. Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como "administración" fueran de uso común.

Sumeria: los sacerdotes llevaban en forma arcaica el control administrativo del cobro de los impuestos.
Egipto: Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos.
China: Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse una decisión importante.
Babilonia: El uso del código de HAMURABI para el control escrito y testimonial.
Hebreos: Conceptos de organización, principio de la excepción.
Grecia y Persia: Sócrates enuncia la universalidad de la administración.
Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la administración de los negocios públicos y el principio de especialización.
Roma: El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el nombre de gestores o mandatarios.

Administración por objetivos:

El sistema denominado A.P.O. implica el desarrollo de objetivos entre superiores y subordinados para todos los niveles en la jerarquía de administración y en todas las unidades de la organización.

La A.P.O. es un sistema administrativo amplio que integra muchas actividades administrativas fundamentales en una forma sistemática y que esta conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

Proceso de la Administración por objetivos

•  Fijación en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que él percibe como el propósito o misión y las metas más importantes para un determinado período futuro.

•  Clarificación de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y submeta deben ser la responsabilidad clara de una persona el particular; sin embargo, al analizar la estructura de una organización con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita clarificación ó reorganización. En ocasiones resulta imposibles estructurar una organización en forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.

•  Establecimiento de los objetivos de los subordinados: Después de asegurarse de que los gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El superior les pregunta a los subordinados qué metas creen ellos poder cumplir, en qué período y con qué recursos, pero los superiores tienen la responsabilidad de aprobar los objetivos de los subordinados.

•  Reciclaje de Objetivos: Es difícil establecer objetivos comenzando en la cima y dividiéndolos entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo; se necesita un grado de reciclaje, por tanto la fijación de objetivos no es sólo u proceso conjunto sino recíproco. La alta dirección puede tener idea de los objetivos de los subordinados pero seguro cambiarán al conocer sus aportaciones.

El proceso se inicia en la cima de la organización y tiene el respaldo activo del director general, quien le da dirección a la organización. Sin embargo, no es esencial que la fijación de objetivos se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de división, al nivel del gerente de mercadotecnia o incluso mas abajo.

Al igual que en toda planeamiento, una de las necesidades criticas en la APO es el desarrollo y la difusión de premisas de planeamiento que sean consistentes. No se puede esperar de ningún gerente que fije metas o que establezca planes y presupuestos sin guías de acción.

Consiste en fijar metas al nivel mas alto de la organización, clarificar los papeles específicos de los responsables de lograr las metas y establecer y modificar los objetivos para los subordinados. Se pueden establecer metas para los gerentes de línea así como para el personal "staff". Las metas pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una mejor administración, con frecuencia obliga a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, estimula a las personas a comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos.

Ventajas:
* Clarificación de la organización
* Compromiso personal
* Control
* Mide el desempeño

Desventajas:
* Deficiencias en la enseñanza de su filosofía
* Dificultad para establecer metas
* Hincapié en las metas a corto plazo
* Peligro de inflexibilidad

En base a todo lo expuesto anteriormente, podemos ensayar una definición que contenga estos conceptos sintetizados.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones.

Evolución de las ideas de Administración

Frederick Taylor (1856 – 1912)
Se reconoce a Taylor como el “Padre de la administración científica”. Su preocupación primordial fue aumentar la eficiencia en la producción, no sólo para disminuir los costos y aumentar las utilidades, sino también para hacer posible una remuneración más alta para los trabajadores.

Sus principios recalcaban el uso de la ciencia, la creación de armonía y cooperación en el grupo, el logro de la producción máxima y el desarrollo de los trabajadores. Sus principales seguidores fueron Gantt y los esposos Gilbreth.

Henry L. Gantt (1861 – 1919)
Conocido por su desarrollo de métodos gráficos para describir planes y hacer posible un mejor control administrativo. A la larga, esto condujo a la Gráfica de Gantt , precursora de la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT).

Frank y Lillian Gilbreth (1868 – 1924 / 1878 – 1972)
El interés de Lillian por los aspectos humanos del trabajo y el interés de su esposo por la eficiencia (la búsqueda de la mejor forma de hacer una tarea determinada) dieron lugar a una rara combinación de talentos. Por consiguiente, no sorprende que Frank insistiera en que, en la aplicación de los principios de la administración científica, en primer lugar es necesario considerar a los trabajadores y comprender sus personalidades y necesidades.

Henri Fayol (1841 – 1925)
Es quizás el verdadero padre de la teoría moderna de la administración. Enumeró 14 principios que son los siguientes:

H. Fayol encontró que las actividades de una empresa se podían dividir en 6 grupos:

•  Técnicas (producción)
•  Comerciales (compra, venta e intercambio)
•  Financieras (búsqueda y uso óptimo del capital)
•  De Seguridad (protección de las propiedades y de las personas)
•  Contables (incluyendo estadísticas)
•  Administrativas (planeación, organización, dirección, coordinación y control)

Max Weber
Tenía la creencia de que la jerarquía, la autoridad y la burocracia (incluyendo reglas claras, definiciones de tareas y disciplina) se encontraban en la base de todas las organizaciones sociales.

Aportaciones que realiza Weber a la administración
•  El enfoque social y el análisis de la estructura que existen en la autoridad y en toda organización administrativa.
•  Aportes que se analizan años después de que se formularon por los teóricos de la organización.
•  Los principales conceptos que desarrollaremos a continuación.

Concepto de burocracia
Weber da a conocer como burocracia a la racionalización de la actividad colectiva.
Aunque hay tres conceptos de burocracia que debemos aclarar:

Elton Mayo (1880 – 1949)
Encontró que el mejoramiento de la productividad se debía a factores sociales tales como la moral, las interrelaciones satisfactorias entre los miembros de un grupo laboral (un sentido de pertenencia) y la administración eficaz: “una clase de administración que comprendiera la conducta humana, en especial la conducta en grupo y la mejorara mediante habilidades interpersonales tales como la motivación, la asesoría, la dirección y la comunicación.

Chester Barnard (1886 – 1961)
Su análisis del administrador es verdaderamente un enfoque de sistemas sociales puesto que, con el fin de comprender y analizar las funciones de los ejecutivos, Barnard estudió sus principales tareas en el sistema donde operan.

Estructura de McKinsey para el análisis administrativo (las 7s)

•  Estrategia
•  Estructura
•  Sistemas
•  Estilo
•  Staff
•  Valores compartidos
•  Habilidades

F. W. Taylor: Sus ideas se fueron gestando a través de la experiencia ya que comenzó a trabajar como diseñador de modelos, llegando a ingeniero. Pensó que el hombre era una máquina que podía producir más, en su vejez se arrepiente de ello. Basó su análisis hacia la ingeniería y la producción.

En 1895 presenta un documento sobre métodos de pagos de salario, que luego tendría reconocimiento mundial.

Sus ideas principales:
•  Estudiar cada una de las operaciones del trabajo. Ello deriva en la fijación de métodos y tiempos estándares y su especificación a través de ordenes de trabajo, tarjetas de instrucción, etc.
•  Seleccionar, entrenar, enseñar y formar al trabajador (antes cada trabajador elegía su propio trabajo y lo hacia como podía).
•  Colaborar con los trabajadores para asegurarse que el trabajo se realiza de acuerdo con los principios elaborados.
•  Dividir la responsabilidad y el trabajo entre la gerencia y los trabajadores. Esto implica la separación de la responsabilidad de planeamiento y control de la producción de la de su ejecución.
•  Proporcionar a los trabajadores un incentivo monetario con el fin de motivarlos a realizar al máximo la productividad mediante el esfuerzo físico.
•  Establecer una adecuada supervisión a través de capataces especializados en cada tipo de tarea, a efectos de instruir al personal y controlar mejor el trabajo.
•  Separar el trabajo de los instrumentos y herramientas que se utilizan para realizarlo, estudiando estos para poder seleccionarlos mejor y perfeccionarlos.
•  Aplicar métodos científicos de investigación y experimentación.
•  Aplicar el principio de control por excepción.

H. Fayol: Discípulo de Taylor, analiza las unidades, se dedica a la administración que para él es prever (ver el futuro y trazar la acción), organizar (construir el organismo material y social), dirigir (guiar y orientar al personal), coordinar (ligar, unir y armonizar todos los actos) y controlar (verificar que todo suceda según lo planeado).

Dentro del área de operaciones dice que hay 6 funciones: técnica (producir), comercial (compra-venta e intercambio), financiera (búsqueda y gerencia de capitales), seguridad (protección de los bienes y las personas), contable (tareas contables) y administrativas (integración de las demás funciones).

No centra su análisis en el trabajo del empleado sino en la estructura en su conjunto. Sus teorías son mas humanizadas ya que contempla el aspecto psicológico del individuo, le da prioridad a un ambiente propicio y al crecimiento del empleado antes que al aumento de la producción.

También aporta los 14 principios de administración:
•  La división del trabajo: mayor eficiencia cuando mas especializada esta la persona.
•  La autoridad y la responsabilidad: autoridad personal (liderazgo, lograr la obediencia).
•  La disciplina: respeto de reglas y convenios a través de acuerdos equitativos y sanciones justas.
•  La unidad de mando: ordenes emanada de una solo autoridad.
•  La unidad de dirección: las operaciones de igual objetivo deben estar incorporadas en un mismo plan y ejecutadas por un mismo gerente.
•  La subordinación de los intereses particulares al interés general: el interés propio del empleado no puede prevalecer sobre los de la organización.
•  La remuneración: debe ser equitativa para empleados y patrones.
•  La centralización: los gerentes necesitan delegar a sus subalternos autoridad adecuada pero será propia la responsabilidad final.
•  La jerarquía: los organigramas deben clarificar la línea de actividad.
•  El orden: un lugar para cada uno y cada uno en su lugar, tanto para las personas como para los materiales que integran la organización.
•  La equidad: los administradores deben ser equitativos, amistosos.
•  La estabilidad del personal: debe ser estable ya que su rotación no es conveniente para lograr la eficacia.
•  La iniciativa: debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cavo sus propias iniciativas.
•  El espíritu de equipo: lograr la sensación de unidad, de pertenencia.
•  Taylor: método científico. Análisis de mediciones de distintos aspectos del trabajo para lograr mayor eficiencia (trabajo del empleado). Fayol: en la estructura en todo su conjunto.
•  Taylor prioriza el funcionamiento técnico de la empresa y Fayol el administrativo.

Charles Babbage: Durante la primera mitad del siglo XIX se produjeron sus primeros aportes significativos a la gestación de la disciplina de la administración. Fue un generalizador de principios organizativos, estudio la forma de hacer mas eficientes las operaciones de fabricación. Su análisis contribuyo a la división del trabajo y a lo relativo con los salarios diferenciales. Con la división del trabajo es posible pagar a cada uno en base a la habilidad que requiere la tarea especifica que efectúa.

El factor humano es el punto esencial de la organización. En este sentido existen aportes de psicólogos, sociólogos que le dan gran importancia al comportamiento que tiene el factor o recurso humano dentro de la organización. Para que el factor humano se sienta bien dentro de ella, le dan mucha importancia a la motivación. Elton Mayo es un precursor de las relaciones humanas. Esta corriente infiere que las personas que están motivadas y se sientes bien dan mejores resultados para la empresa, también se empezó a estudiar acerca de la personalidad y autorrealización de los individuos.

Personalidad del individuo:
•  Ajustada: equilibrio interno (esta bien con si mismo, seguro y tranquilo).
•  Adaptada: equilibrio con el entorno.
•  Integrada: equilibrio con el entorno y con el interno.
Llegar a la personalidad integrada es cumplir con el proceso de Autorealización.

Elton Mayo: los desarrollos estuvieron absolutamente separados de los modelos formales, es decir solo avanzo en la dimensión informal. Trabajo con hombres pero sin la organización. Aportes:

•  Destrucción de la teoría clásica de la motivación.
•  Pone de manifiesto que el hombre esta motivado por factores, de los cuales uno es el económico.
•  La participación permite distender del conflicto y motivar la conducta en sentido cooperativo.
•  Sucede lo mismo con la supervisión flexible.
•  El foco de atención no es el individuo sino el grupo.
•  Todo individuo necesita formar parte de un grupo, la excepción es aquel que no lo necesita.
•  Cada grupo elabora normas de conductas y código de sanciones.
•  Dentro de las normas están los niveles de producción que el grupo acepta y produce.
•  Se penaliza a quien lo supere.
•  El grupo está dirigido por una figura aún desconocida: el LÍDER.
•  El trabajador actúa como tal condicionado por las demandas sociales internas y externas.

Maslow: Fue instructor de la jerarquía de necesidades (o aspiraciones) humanas, que van de las mas elementales a las mas sofisticadas: 1) Necesidades fisiológicas básicas, 2)Seguridad, 3) Amor, 4) Estima y 5) Autorrealización. Las primeras son las necesarias para la subsistencia, satisfechas estas se pretende contar con seguridad, amor, estima y cuando se ha alcanzado un grado de satisfacción de ellas se busca la realización personal a través del trabajo o profesión. Esta escala de necesidades ha dado lugar a mucha discusiones que cuestionan si es válida para representar el comportamiento humano.

Mc Gregor: Formuló sus teorías X e Y, que se refiere a la actitud de los empleados.

Caracterizado como conductista trato de cortar los lazos mecanicistas que caracterizaban a las empresas de sus épocas.

La teoría X , identificada con el taylorismo sostiene que los empleados son perezosos y tienen que ser dirigidos por un jefe autoritario.

Herzberg: Todas las teorías que tratan de la motivación analizan una serie de factores, que él categoriza en dos clases:

•  Los Factores Higiénicos , como la remuneración, la supervisión, las condiciones de trabajo, la seguridad en el empleo, las relaciones interpersonales, las políticas de la empresa, etc, que no producen satisfacción en el trabajo sino que su ausencia o insuficiencia pueden crear insatisfacción. Su presencia sirve para evitar tal insatisfacción. Su rango va desde la insatisfacción (extremo negativo) a la no insatisfacción (posición neutra).

•  Los Factores Motivadores , como la naturaleza del trabajo que hace la persona, el reconocimiento, la autorrealización, la posibilidad de desarrollo, etc, que son los que realmente producen satisfacción. Su rango va desde la no satisfacción (posición neutra) a la satisfacción (extremo positivo).

Chris Argyris: (escuela de relaciones humanas) Diseño dos modelos sobre liderazgo, como consecuencia del estudio que hizo sobre el funcionamiento psicológico de las organizaciones.

Consideraba que los gerentes de las organizaciones muy frecuentemente tienen 2 posturas:
•  Ellos predican (discursos) desde las autocracias hasta las democracias.
•  Cuando llega el momento de gestionar todos hacen lo mismo.

El modelo 1: dice que un objetivo se logra tal como se lo ve, ganar en lugar de perder, evitar sentimientos negativos en un relación y hay que ser muy racional y eliminar toda emotividad.

El modelo 2: es el que mas le conviene a las organizaciones, dice que toda acción debe estar basada en información válida, toda acción debe provenir de un libre elección y tiene que haber seguimiento permanente o continuo de esa elección.

Conclusiones sobre la evolución de las ideas en la Administración:

•  No es posible elaborar una teoría bien realista sobre la organización sino tenemos un concepto completo sobre el funcionamiento del ser humano desde el punto de vista antropológico y ético. Para los clásicos la motivación era extrínseca, de afuera, por ejemplo: pagar horas extras, poner lindos muebles, etc.
•  Este enfoque es considerar a Franquel (médico psiquiatra), que considera al ser humano en soma (cuerpo), psiqués (mente) y espíritu (alma).
•  El hombre en su relación con otros individuos logra un aprendizaje interno que se llama “aprendizaje motivacional”.
•  Sobre este tipo de aprendizaje se produce el aporte de varias ciencias, que las vamos a dividir en tres estadios:

1º Estadio: están las ciencias de economía, ingeniería, administración y también el trabajo y sus técnicas (ergonomía).

2º Estadio: están las ciencias de la psicología, sociología y política.

3º Estadio: están las ciencias éticas y modales.

•  La persona humana tiene una estructura motivacional en la que se dan tres tipos de motivos:

•  Motivos Extrínsecos.
•  Motivos Intrínsecos.
•  Motivos Trascendentes.
•  La combinación de estos motivos (punto anterior) son lo que se da en llamar la calidad motivacional de la persona.
•  Esta calidad motivacional se logra a través de la acción o sea actuando, y también a través de los sistemas formales de inducción como son los estilos de dirección o de liderazgo y los valores.
•  Para que todas estás conclusiones funcionen, consideramos al hombre actuando en libertad. Hoy en día este requisito no se da.

Cuadro resumen: