Control

¿Qué es el control?

Es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

¿Cuáles son los pasos para el proceso del control?

Establecimiento de estándares : son criterios de desempeño para poder comparar.
Medición del desempeño : idealmente debería hacerse en forma anticipada para detectar desviaciones y poder corregirlas.
Corrección de las desviaciones : hay varias formas, rehaciendo los planes o modificando las metas, reasignación de tareas, contratación de personal adicional, mejor selección y capacitación del personal, despidos o mejor dirección.

¿Qué es un punto crítico para que se utiliza?

El punto crítico dentro del control es el punto seleccionado dentro de la operación para evaluar el estado de las acciones.

De los puntos seleccionados para el control debemos exigir que los mismos sean críticos, ya que logran ser un factor limitante que indicará si la operación marcha de acuerdo a lo planeado o no.

¿Qué es la información de Tiempo Real?

Es información sobre lo que está ocurriendo, mientras sucede. (Esta información, igual no siempre permite el control en tiempo real, salvo en casos sencillos e inusuales).

¿Qué es el control con corrección anticipante?

El control para ser eficaz debe dirigirse hacia el futuro. Para eso se necesita un sistema que diga a tiempo para llevar a cabo la acción correctiva, que problemas ocurrirán si no se hace algo.

¿Cuál es una de las mejores técnicas de control dirigidas hacia el futuro?

Una de las mejores técnicas actuales es la planeación de redes (PERT). Esta técnica de planeación y control permite a los administradores anticipar que tendrán problemas a menos que lleven a cabo acciones inmediatas.

SISTEMAS DE CORRECCIÓN ANTICIPANTE

Versus

SISTEMAS DE RETROALIMENTACIÓN

•  Los sistemas de retroalimentación miden los resultados de un proceso y los incorporan al sistema, o dan entrada al propio sistema a acciones correctivas para obtener los resultados deseados.
•  Los sistemas de corrección anticipante supervisan los insumos de un proceso para asegurar que éstos sean los que se habían planeado; si no es así, se cambian los insumos o el proceso con el fin de obtener los resultados deseados

Requisitos para el control con corrección anticipante

•  Hacer un análisis cuidadoso y profundo del sistema de planeación y control
•  Desarrollar un modelo de sistema
•  Mantener actualizado el modelo
•  Recopilar periódicamente información sobre las variables de entrada e incorporarlas al sistema.
•  Evaluar periódicamente las variaciones de la información de entrada real con la planeada y evaluar la repercusión sobre el resultado final esperado.
•  Llevar a cabo acciones

Requisitos para controles eficaces

•  Deben diseñarse para la tarea y para las personas específicas a las que se supone que servirán. Deben estar hechos a la medida de los planes y de los puestos, de los administradores y sus personalidades y las necesidades de eficacia y eficiencia.
•  Deben ser diseñados para señalar las excepciones, para que permitan a los administradores beneficiarse del principio de excepción consagrado por el tiempo y detectar aquellas áreas que requieran su atención. El control eficaz requiere estándares objetivos, precisos y pertinentes.
•  Para que los controles conserven su eficacia, a pesar del fracaso o del cambio inesperado en los planes, deben ser flexibles.
•  Requisitos de un buen control.
•  Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.
•  Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.
•  La importancia del control
•  Una de las importancias mas evidentes del control es la de que hasta el mejor de los planes se puede desviar.

Tipos de control:

•  Antes (anticipante): controla el proceso y los insumos
•  Durante (tiempo real)
•  Después (retroalimentación)

El antes es el más conveniente pero no siempre se puede aplicar.

Diversas personas fueron dando a lo largo de la historia conceptos distintos del control:

Según Henry Farol el control consiste en verificar si todo ocurre del modo en que fueron dadas las instrucciones, el planeamiento y los principios establecidos. El fin del control seria en este caso el impedir que se vuelvan a cometer los mismos errores.

Según Robert B. Buchele el control es el proceso de medir los resultados en relación a los planes, y diagnosticando el por que de las desviaciones, para de esta forma tomar medidas correctivas necesarias al caso.

George R. Terry: El control va a determinar como se están llevando a cabo las cosas, le va a dar una valorización a estas y si es necesario va a corregir para que lo planeado se desarrolle lo mas eficientemente posible.

Buró K. Scanlan: El control logra estimar si los hechos van de acuerdo con lo establecido.

Robert C. Appleby: Con el control logramos la medición y corrección de las tareas realizadas de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa, como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: El control es la regulación de las actividades, para que se alcancen los objetivos

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es la fase administrativa en la que se mide y evalúa el desempeño y toma la acción de corregir cuando se requiere. De este modo, el control es un proceso regulador.

Dando una definición al control:

La palabra control puede ser entendida de muchas formas, depende de la connotación y el significado que tiene, para el área en la que la misma se puede aplicar.
•  Comprobar o verificar;
•  Regular;
•  Comparar con un patrón;
•  Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
•  Frenar o impedir.

En definitiva debe entenderse como una función administrativa, ya que forma parte del proceso administrativo, verificando, constatando, palpando, midiendo si la actividad, proceso , unidad, elemento o sistema seleccionado esta cumpliendo y/o alcanza o no los resultados que de el se esperan.

El control se utiliza para:

La creación de una mejor calidad: Una vez detectadas las fallas que hay en el proceso. Es el mismo proceso el que corrige las fallas y elimina los errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Aceleran el desarrollo y la entrega de los productos y servicios a nuevos clientes. Los clientes esperan velocidad y productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Cuando la competencia es eminente se debe desarrollar un método para obtener la atención del mercado. El Agregar Valor es darle una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos del control. De esta manera se preferirá a la oferta del competidor, por este agregado de calidad.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

¿Cuáles son las bases del control?

Las bases del control son las actividades por las cual el control existe. Ellas son:
•  Planear y organizar.
•  Hacer.
•  Evaluar.
•  Mejorar.

Los objetivos son lo que la empresa debe lograr hacer eficazmente para alcanzar al meta. Por ello es necesaria la planificación y organización, ya que debemos conocer que hacer y como hacerlo.

El hacer es en definitiva lograr lo planificado en consecuencia a los objetivos. El hacer nos permite tener un conocimiento de lo que se esta realizando y nos muestra la realidad. La información que recibimos debe ser clara, practica y actualizada, para poder ser evaluada.

El evaluar cuando interpretamos y comparamos la información. Gracias a la evaluación se pueden tomar decisiones sobre de las medidas necesarias.

El mejorar es en simple palabras alcanzar el equilibrio del sistema. Se logra gracias a la toma de decisiones en el mejoramiento de los objetivos o mediante a una retro alimentación.

¿Cuales son los elementos del control?

El control esta compuesto por cuatro elementos que se suceden marcando un ritmo cíclico y repetitivo.
•  Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
•  Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
•  Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
•  Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.
•  Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
•  Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
•  Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
•  Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

¿Cuáles son las áreas que maneja el control?

Existe una igualdad de control en todas las áreas, el control actúa en todas ellas, sin discriminar los sectores inferiores

Técnicas para el control

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Conclusión

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

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